O que é integração de aplicativos? Guia prático

O que é integração de aplicativos? É conectar aplicativos separados para que possam trocar informações e coordenar o trabalho. Uma solicitação recebida pelo site pode gerar um cadastro de cliente e uma tarefa de acompanhamento sem que alguém precise copiar os dados. As ferramentas que você já usa podem permitir essas conexões, mas você precisa verificar os custos e quem fica responsável quando uma atualização falha.

O que é integração de aplicativos?

A integração de aplicativos de software conecta aplicativos separados para que as informações em um possam iniciar o trabalho em outro. A conexão precisa de regras sobre quais informações são transferidas e o que o aplicativo que as recebe deve fazer. Por exemplo, uma solicitação enviada pode instruir seu sistema de clientes a salvar um contato e atribuir uma tarefa de acompanhamento.

O fluxo de trabalho é: formulário enviado → contato salvo → tarefa de acompanhamento. Cada seta representa um repasse que precisa funcionar, não apenas uma transferência de texto entre telas.

A integração de aplicativos empresariais amplia essa coordenação por toda a organização, conectando, por exemplo, vendas, faturamento e atendimento ao cliente. Isso não exige necessariamente a substituição das suas ferramentas. Comece verificando se cada aplicativo permite as informações e ações de que seu fluxo de trabalho precisa, em vez de presumir que é necessário um novo sistema.

Quais são os benefícios da integração de aplicativos?

A integração de aplicativos pode reduzir a inserção repetida de dados e agilizar os repasses, desde que a conexão siga as regras do seu negócio. Transferir informações automaticamente elimina uma etapa de cópia, mas não garante que os registros estejam corretos. Um campo de e-mail mapeado incorretamente ainda pode enviar informações erradas para o próximo aplicativo.

Imagine uma empresa de serviços hipotética que recebe uma solicitação pelo site. O gatilho, o evento que inicia o fluxo de trabalho, é o envio bem-sucedido de um formulário. A conexão envia o nome da pessoa, o endereço de e-mail, o serviço solicitado e a mensagem para um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM), que armazena os cadastros dos clientes. Em seguida, ela cria uma tarefa de acompanhamento para a pessoa responsável por esse serviço, usando uma regra de prazo previamente acordada.

Em um fluxo de trabalho hipotético de uma organização sem fins lucrativos, uma doação confirmada poderia atualizar o cadastro de um doador com o valor, a data e a referência do pagamento. A equipe não precisaria mais copiar cada doação manualmente, mas a conexão ainda precisaria de uma regra para identificar os doadores já cadastrados. Meça o fluxo de trabalho antes e depois de colocá-lo em operação para verificar se a economia de esforço supera o trabalho de correção.

• Conte as etapas manuais necessárias para cada solicitação ou doação.
• Acompanhe os registros que precisam de correção, incluindo os duplicados.
• Meça o tempo entre o gatilho e a conclusão do repasse.

Integração de aplicativos vs. integração de dados: qual é a diferença?

A integração de aplicativos coordena o trabalho operacional, enquanto a integração de dados reúne informações para usos como a elaboração de relatórios. A integração de dados também pode transformar informações, ou seja, alterar formatos ou combinar campos em uma estrutura consistente. Ambas fazem parte da integração de sistemas, o trabalho mais amplo de fazer sistemas separados funcionarem juntos, e suas finalidades podem se sobrepor.

Uma conexão que transforma uma solicitação em tarefa funciona quando a tarefa chega à pessoa certa com os dados corretos. Uma conexão que gera um relatório de doadores funciona quando os registros de doações podem ser combinados e interpretados de forma consistente. Nenhuma das duas precisa atualizar as informações instantaneamente: escolha o momento da execução com base em quanto tempo alguém tem para agir ou usar as informações. Por exemplo, você pode exigir o encaminhamento rápido das solicitações, mas aceitar um relatório de doadores gerado durante a noite, desde que esse intervalo atenda às necessidades da sua equipe.

Quanto custa a integração de aplicativos e o que ela exige?

A integração de aplicativos precisa de um orçamento para a configuração inicial e de outro para a operação contínua. A configuração inicial abrange o mapeamento de campos, a configuração das conexões e os testes do fluxo de trabalho. Os custos recorrentes podem incluir assinaturas de plataformas, cobranças por uso, monitoramento de falhas nas atualizações e manutenção quando qualquer um dos aplicativos muda.

O esforço depende do acesso aos seus aplicativos, do estado dos seus registros e das regras que a conexão deve seguir. Verifique se sua assinatura permite a conexão e as ações necessárias antes de contratar o serviço. Contatos duplicados, regras personalizadas de atribuição e atualizações frequentes podem aumentar o trabalho ou afetar as cobranças da plataforma.

Para o fluxo de solicitações, especifique como identificar um contato existente e em quanto tempo a tarefa de acompanhamento deve aparecer. Essas decisões dão ao prestador uma base concreta para definir o preço. A AppDesign360 informa que a mão de obra para software empresarial sob medida custa a partir de US$ 20 por hora, com projetos de escopo fixo orçados individualmente; esse valor inicial não é um orçamento total de integração.

Peça que os custos de configuração e as cobranças recorrentes sejam identificados separadamente. Defina a pessoa responsável pelo monitoramento e confirme quem paga pelas alterações futuras.

Quais são as melhores ferramentas de integração de aplicativos para o seu fluxo de trabalho?

As melhores ferramentas de integração de aplicativos são as que atendem exatamente ao seu fluxo de trabalho, com um custo operacional que você considera aceitável. Comece pelas ações necessárias, não pelo nome de um produto. No fluxo de solicitações, uma conexão que cria contatos, mas não consegue atribuir tarefas de acompanhamento, deixa parte do repasse incompleta.

Uma interface de programação de aplicativos, ou API, é uma forma definida para um software solicitar informações ou ações a outro aplicativo. Um webhook é uma mensagem que um aplicativo envia quando ocorre um evento, como o envio de um formulário. O webhook pode iniciar o fluxo de trabalho; uma requisição à API pode então criar o contato.

Middleware é um software que fica entre os aplicativos e encaminha informações ou converte seu formato. Uma plataforma de integração como serviço, ou iPaaS, é uma plataforma hospedada para criar e gerenciar essas conexões. Já o código personalizado para conexão direta conecta os aplicativos por meio de uma lógica que seu desenvolvedor escreve e mantém.

Prefira uma conexão nativa se ela cobrir todo o repasse, incluindo a identificação de contatos existentes. Considere uma plataforma compartilhada quando o fluxo de trabalho envolver vários aplicativos, ou código personalizado quando as regras necessárias não forem compatíveis. O código personalizado dá a você controle, mas é preciso prever os custos de manutenção no orçamento. Teste as ações reais antes de se comprometer.

Como planejar sua primeira integração de aplicativos?

Planeje um repasse completo antes de conectar mais fluxos de trabalho. Defina o sucesso como uma ação de negócio concluída, como uma tarefa de acompanhamento atribuída a alguém, e não apenas como informações que saíram do formulário.

1. Escolha um fluxo de trabalho e identifique seu gatilho, destino e prazo necessário para conclusão.
2. Mapeie os campos transferidos, como nome, e-mail, serviço solicitado e referência da solicitação.
3. Decida qual aplicativo terá prioridade nos registros quando houver valores conflitantes e como os contatos existentes serão identificados.
4. Teste contatos novos e existentes, campos ausentes e envios repetidos antes de usar solicitações reais.
5. Coloque a integração em operação com um operador definido, verifique as tarefas concluídas e confirme como pausar a conexão.

Um contato existente torna a regra de prioridade concreta. Decida se uma nova solicitação deve sobrescrever os dados dessa pessoa ou adicionar um registro separado de solicitação. Inclua essa decisão no escopo, junto com esta lista de verificação.

• Confirme o acesso necessário aos aplicativos e as permissões da assinatura.
• Defina a titularidade do código, da hospedagem e das contas conectadas.
• Defina um operador para verificar os repasses concluídos.
• Acorde por escrito o escopo, os testes de aceitação e a data de entrada em operação.
• Separe os custos de configuração das cobranças recorrentes.
• Atribua as responsabilidades de suporte para falhas e alterações futuras nos aplicativos.

O que acontece quando uma atualização da integração falha?

Uma atualização enviada não comprova que o aplicativo de destino concluiu a ação. Em um fluxo hipotético de solicitações, seu site poderia aceitar um envio enquanto o sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) o rejeita porque o acesso expirou. Verifique se a solicitação foi salva e a tarefa foi atribuída, não apenas se o formulário foi enviado com sucesso.

Uma nova tentativa reenvia uma atualização que falhou, mas precisa de prevenção de duplicatas. Use uma referência única para cada solicitação, para que outra tentativa não crie uma segunda solicitação ou tarefa de acompanhamento. Tente novamente em caso de falhas temporárias; restaure o acesso revogado antes de tentar de novo.

Mantenha um registro de erros, defina quem recebe os alertas e estabeleça como recuperar o trabalho não concluído. Teste atualizações atrasadas e acessos revogados antes da entrada em operação. Por exemplo, confirme que a restauração do acesso permite que um operador recupere uma solicitação não processada sem duplicar um contato existente.

Como a AppDesign360 pode ajudar você a conectar as ferramentas da sua empresa?

A AppDesign360 define o escopo das conexões com base no fluxo de trabalho que você precisa concluir na sua empresa. Nosso serviço de software empresarial sob medida começa pelo fluxo de trabalho, seus usuários e o custo do problema, para então definir uma primeira versão útil. Isso pode incluir conectar ferramentas existentes em vez de encomendar um sistema para substituí-las.

Para o seu fluxo de atendimento a solicitações, traga para a conversa os nomes dos aplicativos, os campos obrigatórios e um exemplo de falha na passagem de uma etapa para outra. Peça que o escopo por escrito identifique as verificações de conclusão e as responsabilidades pela recuperação em caso de falha, além da conexão em si. Os detalhes dos serviços e dos preços iniciais abaixo vêm das descrições de serviços publicadas pela AppDesign360; serviços distintos não são pacotes de integração intercambiáveis.

Fale sobre seu projeto em https://appdesign360.com/contact para agendar a conversa inicial gratuita de 20 minutos da AppDesign360. Use essa conversa para discutir seu fluxo de trabalho e o próximo passo adequado; a implementação tem escopo e orçamento definidos separadamente.