Qu’est-ce que l’intégration d’applications ? Guide pratique

Qu’est-ce que l’intégration d’applications ? Elle consiste à connecter des applications distinctes pour qu’elles puissent échanger des informations et coordonner le travail. Une demande reçue sur un site web peut entraîner la création d’une fiche client et d’une tâche de suivi sans que quelqu’un ait à recopier les détails. Vos outils actuels prennent peut-être en charge ces connexions, mais vous devez vérifier les coûts et déterminer qui est responsable en cas d’échec des mises à jour.

Qu’est-ce que l’intégration d’applications ?

L’intégration de logiciels applicatifs connecte des applications distinctes pour que les informations présentes dans l’une puissent déclencher un travail dans une autre. La connexion nécessite des règles qui précisent quelles informations sont transmises et ce que l’application qui les reçoit doit faire. Par exemple, l’envoi d’une demande peut indiquer à votre système de gestion des clients qu’il doit enregistrer un contact et attribuer une tâche de suivi.

Le processus de travail est le suivant : formulaire envoyé → contact enregistré → tâche de suivi. Chaque flèche représente un passage de relais qui doit fonctionner, et pas seulement un transfert de texte entre deux écrans.

L’intégration d’applications d’entreprise étend cette coordination à l’ensemble d’une organisation, par exemple en reliant les ventes, la facturation et l’assistance client. Elle ne nécessite pas forcément de remplacer vos outils. Commencez par vérifier si chaque application permet d’utiliser les informations et d’effectuer les actions nécessaires à votre processus de travail, plutôt que de supposer qu’il vous faut un nouveau système.

Quels sont les avantages de l’intégration d’applications ?

L’intégration d’applications peut réduire les saisies répétitives et accélérer les passages de relais, à condition que la connexion respecte vos règles métier. Le transfert automatique des informations supprime une étape de copie, mais ne garantit pas l’exactitude des fiches. Un champ d’adresse e-mail mal associé peut tout de même transmettre des informations erronées à l’application suivante.

Prenons l’exemple fictif d’une entreprise de services qui reçoit une demande sur son site web. Le déclencheur, c’est-à-dire l’événement qui lance le processus de travail, est l’envoi réussi d’un formulaire. La connexion transmet le nom de la personne, son adresse e-mail, le service demandé et son message à un système de gestion de la relation client (CRM), qui stocke les fiches clients. Elle crée ensuite une tâche de suivi pour la personne responsable de ce service, selon une règle convenue pour fixer l’échéance.

Dans un exemple fictif de processus au sein d’un organisme à but non lucratif, un don confirmé pourrait mettre à jour la fiche du donateur avec le montant, la date et la référence du paiement. Le personnel n’aurait plus besoin de recopier chaque don manuellement, mais la connexion nécessiterait toujours une règle pour retrouver les donateurs existants. Mesurez le processus avant et après sa mise en service pour voir si le travail économisé dépasse le travail de correction.

• Comptez les étapes manuelles nécessaires pour chaque demande ou chaque don.
• Suivez les fiches qui nécessitent une correction, y compris les doublons.
• Mesurez le délai entre le déclencheur et la fin du passage de relais.

Intégration d’applications et intégration de données : quelle différence ?

L’intégration d’applications coordonne le travail opérationnel, tandis que l’intégration de données rassemble des informations pour des usages tels que la production de rapports. L’intégration de données peut aussi transformer les informations, c’est-à-dire modifier les formats ou combiner des champs dans une structure cohérente. Toutes deux s’inscrivent dans l’intégration de systèmes, une démarche plus large qui consiste à faire fonctionner ensemble des systèmes distincts, et leurs objectifs peuvent se recouper.

Une connexion qui transforme une demande en tâche remplit son rôle lorsque la tâche parvient à la bonne personne avec les bons détails. Une connexion qui alimente un rapport sur les donateurs remplit son rôle lorsque les données des dons peuvent être combinées et interprétées de manière cohérente. Aucune des deux n’a besoin d’effectuer des mises à jour instantanées : choisissez le rythme en fonction du délai dont dispose la personne concernée pour agir ou utiliser les informations. Par exemple, vous pourriez exiger un acheminement rapide des demandes, mais accepter qu’un rapport sur les donateurs soit produit pendant la nuit, à condition que ce délai convienne aux besoins de votre équipe.

Combien coûte l’intégration d’applications et que nécessite-t-elle ?

L’intégration d’applications nécessite un budget de mise en place et un budget de fonctionnement sur la durée. La mise en place couvre la mise en correspondance des champs, la configuration des connexions et les tests du processus de travail. Les coûts récurrents peuvent inclure les abonnements aux plateformes, les frais liés à l’utilisation, la surveillance des échecs de mise à jour et la maintenance lorsque l’une ou l’autre des applications change.

Le travail nécessaire dépend de l’accès à vos applications, de l’état de vos données et des règles que la connexion doit respecter. Vérifiez que votre abonnement autorise la connexion et les actions requises avant de confier le travail à un prestataire. Les contacts en double, les règles d’attribution personnalisées et les mises à jour fréquentes peuvent ajouter du travail ou modifier les frais facturés par la plateforme.

Pour le flux de traitement des demandes de renseignements, précisez comment reconnaître un contact existant et dans quel délai la tâche de suivi doit apparaître. Ces décisions donnent au prestataire des éléments concrets pour établir son tarif. AppDesign360 affiche un tarif de main-d’œuvre à partir de 20 $ US/heure pour les logiciels métier sur mesure, avec un devis individuel pour chaque projet au forfait ; ce tarif de départ ne constitue pas un devis pour l’ensemble de l’intégration.

Demandez que les frais de mise en place et les frais récurrents soient présentés séparément. Désignez la personne responsable de la surveillance et confirmez qui paiera les modifications ultérieures.

Quels sont les meilleurs outils d’intégration d’applications pour votre flux de travail ?

Les meilleurs outils d’intégration d’applications sont ceux qui prennent en charge votre flux de travail exact, à un coût de fonctionnement qui vous convient. Partez des actions requises, plutôt que du nom d’un produit. Pour le flux de traitement des demandes de renseignements, une connexion qui crée des contacts mais ne peut pas attribuer de tâches de suivi laisse une partie de la transmission inachevée.

Une interface de programmation d’applications, ou API, est un moyen défini permettant à un logiciel de demander des informations ou des actions à une autre application. Un webhook est un message qu’une application envoie lorsqu’un événement se produit, comme l’envoi d’un formulaire. Le webhook peut déclencher le flux de travail ; une requête API peut ensuite créer le contact.

Un middleware est un logiciel placé entre les applications qui achemine les informations ou en convertit le format. Une plateforme d’intégration en tant que service, ou iPaaS, est une plateforme hébergée qui permet de créer et de gérer ces connexions. À l’inverse, du code sur mesure reliant directement les applications les connecte grâce à une logique que votre développeur écrit et maintient.

Privilégiez une connexion intégrée si elle couvre l’ensemble de la transmission, y compris la reconnaissance des contacts existants. Envisagez une plateforme partagée lorsque le flux de travail implique plusieurs applications, ou du code sur mesure lorsque les règles requises ne sont pas prises en charge. Le code sur mesure vous donne le contrôle, mais vous devez prévoir un budget pour sa maintenance. Testez les actions réelles avant de vous engager.

Comment planifier votre première intégration d’applications ?

Planifiez une transmission complète avant de connecter d’autres flux de travail. Définissez la réussite comme l’achèvement d’une action métier, par exemple l’attribution d’une tâche de suivi, plutôt que comme le simple départ des informations du formulaire.

1. Choisissez un flux de travail et identifiez son déclencheur, sa destination et le délai dans lequel il doit être achevé.
2. Établissez la correspondance des champs transférés, comme le nom, l’adresse e-mail, le service demandé et la référence de la demande de renseignements.
3. Décidez quelle application fournit la fiche prioritaire lorsque les valeurs sont en conflit, et comment les contacts existants sont reconnus.
4. Testez les contacts nouveaux et existants, les champs manquants et les envois répétés avant d’utiliser de vraies demandes de renseignements.
5. Lancez le flux avec un opérateur désigné, vérifiez les tâches terminées et confirmez comment suspendre la connexion.

Le cas d’un contact existant rend la règle de priorité concrète. Décidez si une nouvelle demande de renseignements doit remplacer les coordonnées de cette personne ou créer une fiche de demande distincte. Incluez cette décision dans le périmètre du projet, avec cette liste de vérification.

• Confirmez les accès aux applications et les autorisations liées aux abonnements qui sont nécessaires.
• Définissez à qui appartiennent le code, l’hébergement et les comptes connectés.
• Désignez un opérateur qui vérifie les transmissions terminées.
• Convenez par écrit du périmètre, des tests de validation et de la date de lancement.
• Séparez les coûts de mise en place des frais récurrents.
• Répartissez les responsabilités d’assistance en cas de défaillance et de modifications ultérieures des applications.

Que se passe-t-il lorsqu’une mise à jour transmise par une intégration échoue ?

L’envoi d’une mise à jour ne prouve pas que l’application destinataire a effectué l’action. Dans un exemple hypothétique de flux de traitement des demandes de renseignements, votre site web pourrait accepter l’envoi d’un formulaire alors que le système de gestion de la relation client (CRM) le rejette parce que l’accès a expiré. Vérifiez que la demande a été enregistrée et la tâche attribuée, et pas seulement que le formulaire a bien été envoyé.

Une nouvelle tentative renvoie une mise à jour qui a échoué, mais elle nécessite un mécanisme de prévention des doublons. Utilisez une référence unique pour chaque demande de renseignements afin qu’une nouvelle tentative ne crée pas une deuxième demande ou tâche de suivi. Réessayez en cas de défaillance temporaire ; rétablissez les accès révoqués avant de réessayer.

Tenez un journal des erreurs, désignez un destinataire pour les alertes et définissez comment reprendre le travail inachevé. Testez les mises à jour retardées et les accès révoqués avant le lancement. Par exemple, confirmez que le rétablissement de l’accès permet à un opérateur de récupérer une demande de renseignements non traitée sans créer de doublon d’un contact existant.

Comment AppDesign360 peut-il vous aider à connecter vos outils professionnels ?

AppDesign360 définit le périmètre des connexions en fonction du processus métier que vous devez mener à bien. Notre service de développement de logiciels métier sur mesure prend comme point de départ le processus, ses utilisateurs et le coût du problème, puis définit une première version utile. Cela peut inclure la connexion d’outils existants plutôt que la commande d’un système de remplacement.

Pour votre processus de traitement des demandes, préparez les noms des applications, les champs requis et un exemple de transmission qui a échoué afin d’en discuter. Demandez que le périmètre écrit précise les contrôles de bonne exécution et les responsabilités en cas de reprise après échec, en plus de la connexion elle-même. Les détails ci-dessous sur les services et les tarifs de départ proviennent des descriptions de services publiées par AppDesign360 ; ces services distincts ne sont pas des forfaits d’intégration interchangeables.

Présentez votre projet sur https://appdesign360.com/contact pour organiser le premier appel gratuit de 20 minutes proposé par AppDesign360. Profitez-en pour discuter de votre processus et de la prochaine étape adaptée ; la mise en œuvre fait l’objet d’un périmètre et d’un devis distincts.