アプリケーション統合とは？実践ガイド

アプリケーション統合とは何でしょうか？別々のアプリをつなぎ、情報をやり取りしたり、処理を連携させたりできるようにすることです。ウェブサイトに問い合わせが届くと、誰かが内容を転記しなくても、顧客レコードとフォローアップタスクを作成できます。今使っているツールがこうした連携に対応しているかもしれませんが、費用と、更新に失敗した場合の責任の所在は確認する必要があります。

アプリケーション統合とは？

アプリケーションソフトウェアの統合は、別々のアプリをつなぎ、一方のアプリにある情報をきっかけに、もう一方のアプリで処理を行えるようにします。この連携には、どの情報を渡し、受け取ったアプリが何をするかというルールが必要です。たとえば、問い合わせの送信をきっかけに、顧客管理システムに連絡先の保存とフォローアップタスクの割り当てを指示できます。

ワークフローは「フォーム送信 → 連絡先保存 → フォローアップタスク」という流れです。それぞれの矢印は、単に画面間でテキストを転送することではなく、正しく機能する必要がある処理の引き継ぎを表しています。

エンタープライズアプリケーション統合は、営業、請求、カスタマーサポートをつなぐなど、この連携を組織全体に広げるものです。必ずしもツールを入れ替える必要はありません。新しいシステムが必要だと決めつけず、まずは各アプリが、あなたのワークフローに必要な情報のやり取りや操作に対応しているかを確認しましょう。

アプリケーション統合にはどんなメリットがある？

アプリケーション統合は、業務ルールに沿って連携することを前提に、繰り返しのデータ入力を減らし、引き継ぎにかかる時間を短縮できます。情報を自動で渡せば転記の手間はなくなりますが、記録が正しいことまで保証されるわけではありません。メールアドレスの項目の対応付けが間違っていれば、次のアプリに誤った情報を送ってしまうことがあります。

架空のサービス事業者のウェブサイトに問い合わせが届く場面を考えてみましょう。ワークフローを開始する出来事である「トリガー」は、フォームの送信が正常に完了することです。連携によって、問い合わせた人の氏名、メールアドレス、希望するサービス、メッセージが、顧客情報を保存する顧客関係管理システム（CRM）に送られます。その後、あらかじめ合意した期日のルールに従って、そのサービスの担当者にフォローアップタスクが作成されます。

非営利団体のワークフローを例にすると、寄付の確定をきっかけに、寄付者の記録を金額、日付、決済の参照番号で更新できます。スタッフが寄付を1件ずつ手作業で転記する必要はなくなりますが、連携には既存の寄付者と照合するルールが必要です。運用開始の前後でワークフローを測定し、削減できた手間が修正作業の手間を上回っているか確認しましょう。

• 問い合わせや寄付1件ごとに必要な手作業の数を数えましょう。
• 重複を含め、修正が必要な記録を追跡しましょう。
• トリガーの発生から引き継ぎの完了までの時間を測りましょう。

アプリケーション統合とデータ統合はどう違う？

アプリケーション統合は業務上の処理を連携させるもので、データ統合はレポート作成などの用途に向けて情報をまとめるものです。データ統合では情報を変換することもあり、形式を変えたり、複数の項目を組み合わせて統一された構造に整えたりします。どちらも、個別のシステムを連携して機能させる、より広い取り組みであるシステム統合に含まれ、目的が重なることもあります。

問い合わせからタスク作成への連携は、必要な詳細情報を含むタスクが適切な担当者に届けば成功です。寄付者情報とレポートの連携は、寄付の記録を一貫した形でまとめ、解釈できれば成功です。どちらも即時に更新する必要はありません。誰かが対応したり情報を使ったりするまでに、どのくらいの時間があるかに応じてタイミングを決めましょう。たとえば、問い合わせはすぐに担当者に振り分ける必要があっても、寄付者レポートは、その待ち時間がチームのニーズに合っていれば、一晩かけて作成してもよい場合があります。

アプリケーション統合には、どのような費用や準備が必要ですか？

アプリケーション統合には、初期設定の予算と継続的な運用の予算が必要です。初期設定には、項目の対応付け、接続の設定、ワークフローのテストが含まれます。継続的な費用には、プラットフォームのサブスクリプション料金、従量課金、更新の失敗を検知するための監視、どちらかのアプリが変更された際の保守などが含まれることがあります。

必要な作業量は、アプリへのアクセス権限、記録の状態、連携で守るべきルールによって変わります。作業を依頼する前に、契約中のプランで必要な接続や操作が許可されているか確認しましょう。連絡先の重複、独自の割り当てルール、頻繁な更新によって、作業が増えたり、プラットフォームの料金に影響が出たりすることがあります。

問い合わせ対応のワークフローでは、既存の連絡先との照合方法と、フォローアップのタスクが表示されるまでの許容時間を明確にしましょう。これらを決めることで、依頼先は具体的な条件に基づいて見積もりを出せます。AppDesign360は、カスタム業務ソフトウェアの開発作業料金を1時間あたり20米ドルからと案内しており、定額制のプロジェクトは個別に見積もっています。この最低料金は、統合全体の見積額ではありません。

初期設定費用と継続的な費用を分けて提示してもらいましょう。監視の責任者を決め、後から変更する場合の費用を誰が負担するかも確認しましょう。

ワークフローに最適なアプリケーション統合ツールは何ですか？

最適なアプリケーション統合ツールとは、必要なワークフローをそのとおりに実現でき、運用コストも許容範囲に収まるものです。製品名ではなく、必要な処理から考え始めましょう。問い合わせ対応のワークフローでは、連絡先を作成できてもフォローアップのタスクを割り当てられない連携では、引き継ぎの一部が未完了のままになります。

アプリケーション・プログラミング・インターフェース（API）とは、ソフトウェアが別のアプリに情報や処理を要求するための、あらかじめ定められた方法です。Webhookは、フォームの送信などのイベントが発生したときに、アプリが送るメッセージです。Webhookでワークフローを開始し、その後、APIへのリクエストで連絡先を作成できます。

ミドルウェアは、アプリケーションの間に入り、情報の送り先を振り分けたり、形式を変換したりするソフトウェアです。Integration Platform as a Service（iPaaS）は、こうした接続を構築・管理するために、ホスト型で提供されるプラットフォームです。一方、独自のコードで直接連携する方法では、依頼先の開発者が作成・保守するロジックを通じてアプリを接続します。

既存の連絡先との照合を含め、引き継ぎ全体に対応できるなら、標準搭載の連携機能を優先しましょう。ワークフローが複数のアプリにまたがる場合は共通のプラットフォームを、必要なルールに対応できない場合は独自コードを検討します。独自コードなら自由に制御できますが、保守の予算も確保する必要があります。採用を決める前に、実際の操作をテストしましょう。

初めてのアプリケーション統合は、どう計画すればよいですか？

連携するワークフローを増やす前に、まずは1つの引き継ぎを最後まで完了させる計画を立てましょう。成功の基準は、単にフォームから情報が送信されたことではなく、フォローアップタスクの担当者への割り当てなど、業務上の操作が完了したことにします。

1. ワークフローを1つ選び、開始のきっかけ、引き継ぎ先、完了までに必要な時間を明確にします。
2. 氏名、メールアドレス、希望するサービス、問い合わせ識別番号など、受け渡す項目の対応関係を整理します。
3. 値が食い違った場合にどのアプリのレコードを優先するか、既存の連絡先をどのように照合するかを決めます。
4. 実際の問い合わせを扱う前に、新規と既存の連絡先、項目の未入力、繰り返しの送信をテストします。
5. 運用担当者を決めてから運用を開始し、完了したタスクを確認するとともに、連携を一時停止する方法を確認します。

既存の連絡先を例にすると、優先ルールを具体的に考えられます。新しい問い合わせがあったときに、その人の情報を上書きするのか、別の問い合わせレコードを追加するのかを決めましょう。その決定を、このチェックリストとともに対象範囲に盛り込みます。

• 必要なアプリへのアクセス権と、契約プランで許可されていることを確認します。
• コード、ホスティング、連携するアカウントの所有者を明確にします。
• 引き継ぎが完了したことを確認する運用担当者を決めます。
• 対象範囲、受け入れテスト、運用開始日について書面で合意します。
• 初期設定費用と継続的に発生する料金を分けます。
• 障害や、その後のアプリの変更に対応するサポート責任を割り当てます。

連携による更新が失敗すると、どうなりますか？

更新情報が送信されても、受信側のアプリで操作が完了した証拠にはなりません。問い合わせのワークフローを例にすると、ウェブサイトでは送信を受け付けても、アクセス権の有効期限が切れているために、顧客関係管理システム（CRM）が拒否することがあります。フォームの送信が成功したかだけでなく、問い合わせが保存され、タスクの担当者が割り当てられているかを確認しましょう。

再試行では、失敗した更新をもう一度送信しますが、重複を防ぐ対策が必要です。再試行によって同じ問い合わせやフォローアップタスクがもう1つ作成されないよう、問い合わせごとに一意の識別番号を使いましょう。一時的な障害なら再試行し、アクセス権が取り消されている場合は、復旧してから再試行します。

エラーの記録を残し、通知先を決め、未完了の処理を復旧する方法を定めましょう。運用開始前に、更新の遅延やアクセス権の取り消しを想定したテストを行います。たとえば、アクセス権を復旧すると、運用担当者が既存の連絡先を重複させずに、取り込めなかった問い合わせを復旧できるか確認します。

AppDesign360は業務ツールの連携をどのように支援できますか？

AppDesign360は、完了させたい業務ワークフローを軸に、連携の範囲を定めます。当社のカスタム業務ソフトウェアサービスでは、まずワークフロー、その利用者、課題によって生じているコストを確認し、実用的な初回リリースの内容を決めます。その内容には、代替システムの新規開発ではなく、既存ツール同士の連携が含まれることもあります。

問い合わせ対応のワークフローについて相談する際は、アプリ名、必須項目、引き継ぎに失敗した例を用意してください。作業範囲を記した書面には、連携そのものに加えて、完了の確認方法と復旧の責任分担も明記してもらいましょう。以下のサービス内容と最低価格は、AppDesign360が公開しているサービス説明に基づいています。それぞれ別のサービスであり、互いに置き換えられる統合パッケージではありません。

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