App om veilig bestanden te delen: kiezen voor je bedrijf

Een app om veilig bestanden te delen versleutelt je bestanden, regelt wie ze kan openen en laat je de toegang later intrekken. Voor de meeste kleine bedrijven en non-profitorganisaties is een kant-en-klare app zoals Proton Drive, Tresorit of Box voldoende. Bouw alleen een klantportaal op maat als klanten eigen inloggegevens, een eigen huisstijl of gescheiden gegevens nodig hebben.

Wat doet een app om veilig bestanden te delen eigenlijk?

Met een app om veilig bestanden te delen geef je specifieke mensen online toegang tot een bestand, in plaats van het als bijlage bij een e-mail te voegen, en houd je alle anderen buiten. Dat is bestanden delen in gewone woorden. Je uploadt een contract, kiest wie het kan openen en bepaalt wat diegene ermee mag doen.

Drie termen zijn belangrijk. Versleuteling maakt een bestand onleesbaar, zodat alleen iemand met de juiste sleutel het kan lezen. Bij delen via een link wordt een webadres voor een bestand of map aangemaakt, en kies je of iedereen met de link het kan openen of alleen de mensen die je aanwijst. Toegangsbeheer is het geheel aan regels over wie mag bekijken, bewerken of downloaden.

Veilige bestandsoverdracht heeft een ander doel: bestanden verplaatsen tussen systemen, zoals een automatische nachtelijke export vanuit je boekhoudsoftware. Mensen zoeken vaak naar een app voor veilige bestandsoverdracht terwijl ze bestanden delen met een persoon bedoelen. Zit er een mens aan de andere kant, dan wil je bestanden delen.

Moet je zo'n app gebruiken? Ja, voor klantbestanden, contracten en dossiers. Een bijlage die je mailt, laat een kopie achter in elke inbox waarin die belandt, en je kunt die niet terughalen. Een gedeelde link kun je wel intrekken.

Waar moet je op letten bij een app om versleuteld bestanden te delen?

Let op controle, niet alleen op versleuteling. Een app om versleuteld bestanden te delen beschermt een bestand slechts voor zover je met de instellingen kunt bepalen wie het in handen krijgt. Controleer deze zeven punten voordat je betaalt:

• End-to-endversleuteling: bestanden worden op je apparaat onleesbaar gemaakt en alleen ontsleuteld door de mensen die jij kiest, zodat zelfs de aanbieder ze niet kan lezen.
• Toegang intrekken: je kunt na het delen de toegang van een persoon of via een link intrekken.
• Vervaldatums en eenmalige links: een link werkt niet meer na een ingestelde datum of nadat die één keer is gebruikt.
• Inloggen en tweefactorauthenticatie: een tweede stap, zoals een code op je telefoon, voorkomt dat iemand met een gestolen wachtwoord je bestanden kan openen.
• Limieten voor bestandsgrootte: controleer of het grootste bestand dat je verstuurt binnen de limiet valt van het abonnement dat je daadwerkelijk gaat nemen.
• Activiteitenlogboeken: een overzicht van wie wat heeft geopend of gedownload, en wanneer.
• Eigenaarschap van het account: het bedrijf is eigenaar van het account, niet één medewerker, zodat de toegang behouden blijft als iemand vertrekt.

Welke app om veilig bestanden te delen past bij welk bedrijf?

Welke app om veilig bestanden te delen bij je past, hangt af van hoe gevoelig je bestanden zijn en welke tools je team al gebruikt. Hieronder zie je hoe vijf veelgebruikte opties zich tot elkaar verhouden. Abonnementen, limieten en gratis versies veranderen vaak, dus bekijk de actuele abonnementen van elke aanbieder voordat je beslist.

Lees voordat je een keuze maakt recente reviews en let op klachten over betrouwbaarheid, zoals mislukte synchronisaties of trage uploads. Doe daarna een test met een echt contract en een echte klant.

• Gevoelige contracten of dossiers versturen: begin met Tresorit of Proton Drive.
• Werk je al met Google Workspace: gebruik Google Drive en stel strengere regels in voor delen.
• Een groter team dat beheerfuncties nodig heeft: probeer Box.
• Eenvoudig delen met klanten die alleen een link willen: Dropbox is de vertrouwde keuze.

Wanneer voldoet een kant-en-klare app voor veilige bestandsoverdracht niet meer?

Een kant-en-klare app voldoet niet meer als niet alleen je team, maar ook je klanten erin moeten werken. Apps zijn gemaakt voor mensen die bestanden delen. Ze zijn minder geschikt voor bedrijven die een dienst aanbieden rond die bestanden.

• Klanten hebben eigen inloggegevens nodig, met een afgeschermde omgeving waar ze naar terugkeren, in plaats van een link in een e-mail.
• Je hebt je eigen huisstijl nodig: je naam, logo en webadres op de pagina die klanten zien.
• De bestanden van elke klant moeten gescheiden blijven, zodat de ene klant nooit de bestanden van een andere kan zien.
• Facturatie of werkprocessen moeten erop aansluiten, zodat een upload bijvoorbeeld een factuur of een beoordelingsstap in gang zet.
• Je wilt eigenaar zijn van de accounts en de gegevens, niet een plek huren waar de voorwaarden van iemand anders gelden.

Neem een boekhouder die bankafschriften en belastingformulieren van 60 klanten verzamelt. In het begin werkt een gedeelde map per klant prima. Daarna zit ze achter ontbrekende uploads aan via e-mail, stelt ze elk belastingseizoen de toegangsrechten opnieuw in en legt ze bezorgde klanten uit waarom ze een merk van een andere partij zien. Herken je twee of drie van de signalen hierboven, dan is het tijd om te kijken naar iets dat speciaal voor jou is gebouwd.

Wat komt er kijken bij een klantenportaal op maat?

Een klantenportaal is een besloten website waar je klanten inloggen om bestanden te uploaden, documenten te downloaden en hun eigen dossiers te bekijken. Zie het als een app om veilig bestanden te delen die is afgestemd op je bedrijf, in plaats van een algemene tool die je zelf aanpast.

Maatwerk omvat accounts en inloggen, met rollen en toegangsrechten die bepalen wie wat mag bekijken of wijzigen. De gegevens van elke klant worden apart gehouden in de database, een aanpak die AppDesign360 ook gebruikt in multi-tenant SaaS-producten: online software waarin meerdere klanten dezelfde omgeving gebruiken. Bij de bouw horen een acceptatieomgeving om wijzigingen te testen, het automatisch uitrollen van updates, back-ups, foutregistratie en bewaking van de beschikbaarheid, plus documentatie over de architectuur en een operationeel draaiboek, zodat het product ook in de praktijk van jou is.

AppDesign360, het merk van Mango Consulting LLC, legt vóór de start van het werk samen met je de omvang, prijs en lanceringsdatum schriftelijk vast. Je behoudt je code, hosting en accounts, met duidelijke afspraken over eigendom en overdracht. Bij nieuwe projecten krijg je 30 dagen lang foutoplossingen van het team dat ze heeft gebouwd. Wil je weten of een portaal bij je past? Plan dan een gratis kennismakingsgesprek van 20 minuten op appdesign360.com.