安全なファイル共有アプリ：自社に合う選び方

安全なファイル共有アプリは、ファイルを暗号化し、開ける人を制限でき、後からアクセス権を取り消すこともできます。ほとんどの小規模事業者や非営利団体には、Proton Drive、Tresorit、Boxなどの既製アプリで十分です。顧客専用ポータルを独自に構築するのは、顧客ごとのログイン情報、独自のブランド表示、データの分離が必要な場合だけにしましょう。

安全なファイル共有アプリでは、実際に何ができる？

安全なファイル共有アプリを使えば、メールにファイルを添付する代わりに、特定の人だけがオンラインでアクセスできるようにし、それ以外の人のアクセスを防げます。簡単に言うと、これがファイル共有です。契約書をアップロードし、開ける人を選び、その人がファイルに対してできる操作を決めます。

押さえておきたい用語は3つです。暗号化とは、正しい鍵を持つ人だけが読めるように、ファイルの内容を変換することです。リンク共有では、ファイルやフォルダのウェブアドレスを作り、リンクを知っている人なら誰でも開けるようにするか、指定した人だけが開けるようにするかを選びます。アクセス制御とは、誰が閲覧、編集、ダウンロードできるかを定めるルールのことです。

安全なファイル転送は別の用途で、会計ソフトから毎晩自動でデータを書き出す場合のように、システム間でファイルを移動することです。人とのファイル共有が目的でも、安全なファイル転送アプリを検索する人はよくいます。やり取りの相手が人なら、必要なのは共有です。

ファイル共有アプリを使うべきでしょうか？顧客のファイル、契約書、記録を扱うなら、答えは「はい」です。メールの添付ファイルは、届いた先すべての受信トレイにコピーが残り、後から回収できません。共有リンクなら無効にできます。

暗号化対応のファイル共有アプリを選ぶときの確認点は？

暗号化だけでなく、管理できる範囲にも注目しましょう。暗号化対応のファイル共有アプリでファイルを保護できる範囲は、誰がファイルを持てるかを設定でどこまで管理できるかによって決まります。料金を支払う前に、次の7点を確認しましょう。

• エンドツーエンド暗号化：ファイルは手元の端末で暗号化され、指定した人だけが復号できるため、サービス提供元でも内容を読めません。
• アクセス権の取り消し：共有した後でも、特定の人やリンクのアクセス権を取り消せます。
• 有効期限とワンタイムリンク：指定した日付を過ぎるか、1回使うと、リンクが使えなくなります。
• ログインと2要素認証：携帯電話に届くコードなど、もう1段階の認証によって、パスワードが盗まれてもファイルを開かれないようにします。
• ファイルサイズの上限：実際に契約するプランで、送信する最大のファイルが上限内に収まるか確認しましょう。
• 操作ログ：誰が、いつ、どのファイルを開いたりダウンロードしたりしたかの記録です。
• アカウントの所有者：従業員個人ではなく会社がアカウントを所有することで、誰かが退職してもアクセスを維持できます。

どの安全なファイル共有アプリが、どんな企業に向いている？

どの安全なファイル共有アプリが適しているかは、ファイルの機密性の高さと、チームがすでに使っているツールによって変わります。ここでは、よく使われる5つの選択肢を比較します。プラン、制限、無料枠は頻繁に変わるため、決める前に各サービス提供元の最新プランを確認しましょう。

導入を決める前に、最近のレビューを読み、同期の失敗やアップロードの遅さなど、信頼性に関する不満がないか確認しましょう。そのうえで、実際の契約書を使い、実際の顧客と試してみましょう。

• 機密性の高い契約書や記録を送る場合は、まずTresoritかProton Driveを試しましょう。
• すでにGoogle Workspaceを利用している場合は、Google Driveを使い、共有設定を厳しくしましょう。
• 管理機能が必要な大きめのチームなら、Boxを試しましょう。
• リンクさえあればよいという顧客と手軽に共有するなら、なじみのあるDropboxが選択肢になります。

既製の安全なファイル転送アプリでは、どんなときに対応しきれなくなりますか？

チームだけでなく顧客もアプリ内で作業する必要が出てくると、既製のアプリでは対応しきれなくなります。こうしたアプリは、ファイルを共有する人のために作られています。そのファイルをもとにサービスを提供する事業には、あまり向いていません。

• 顧客に必要なのはメール内のリンクではなく、繰り返しアクセスできる専用スペースと、個別のログインです。
• 顧客が見るページに、自社の名前、ロゴ、ウェブアドレスを表示し、自社のブランドを打ち出す必要があります。
• ある顧客が別の顧客のファイルを決して閲覧できないよう、顧客ごとにファイルを分けて管理する必要があります。
• アップロードをきっかけに請求書を発行したり、確認工程を開始したりするなど、請求や業務の流れと連携させる必要があります。
• 他社の規約に従うスペースを借りるのではなく、アカウントとデータを自社で所有したいと考えています。

60の顧客から銀行の取引明細書や税務書類を集める記帳代行業者を例に考えてみましょう。最初は、顧客ごとに共有フォルダを用意すればうまくいきます。ところが、そのうち未提出のファイルをメールで催促し、税務申告の時期が来るたびに権限を設定し直し、不安を感じる顧客に他社のブランドについて説明するようになります。上記の兆候が2つか3つ当てはまるなら、自社向けに作られた仕組みを検討するタイミングです。

独自の顧客ポータルには何が含まれますか？

顧客ポータルとは、顧客がログインしてファイルをアップロードしたり、書類をダウンロードしたり、自分の記録を確認したりできる非公開のウェブサイトです。汎用ツールに業務を合わせるのではなく、自社の業務に合わせて作られた安全なファイル共有アプリと考えてください。

独自開発では、アカウントとログインに加え、誰が何を閲覧・変更できるかを決める役割と権限を実装します。顧客ごとのデータはデータベース内で分離されます。これは、複数の顧客が共通のシステムを利用するマルチテナント型のSaaS製品でも、AppDesign360が採用している方法です。開発には、本番公開前の検証環境、本番環境への自動反映、バックアップ、エラー追跡、稼働状況の監視に加え、システム構成の資料や運用手順書も含まれるため、実際の運用面でも自社の製品として扱えます。

Mango Consulting LLCのブランドであるAppDesign360は、作業開始前に、対応範囲、料金、公開日について書面で合意します。所有権と引き継ぎの内容を明確にし、コード、ホスティング、アカウントは引き続き自社で保有できます。新規開発には、開発を担当したチームによる30日間の不具合修正が含まれます。ポータルが自社に合うかどうかを確かめるには、appdesign360.comで20分間の無料ヒアリングを予約してください。