Fichiers : quelle appli de partage sécurisé en entreprise ?

Une application de partage sécurisé de fichiers chiffre vos fichiers, contrôle qui peut les ouvrir et vous permet de retirer l’accès par la suite. Pour la plupart des petites entreprises et des organismes à but non lucratif, une application prête à l’emploi comme Proton Drive, Tresorit ou Box suffit. Ne créez un portail client sur mesure que si vos clients ont besoin de leurs propres identifiants, d’une identité visuelle personnalisée ou de données séparées.

À quoi sert vraiment une application de partage sécurisé de fichiers ?

Une application de partage sécurisé de fichiers vous permet de donner à certaines personnes l’accès à un fichier en ligne, plutôt que de le joindre à un e-mail, tout en bloquant l’accès aux autres. Voilà ce qu’est le partage de fichiers, en termes simples. Vous importez un contrat, choisissez qui peut l’ouvrir et décidez de ce que ces personnes peuvent en faire.

Trois termes sont importants. Le chiffrement rend un fichier illisible pour toute personne qui ne possède pas la bonne clé. Le partage par lien crée une adresse web pour un fichier ou un dossier, et vous choisissez si toute personne disposant du lien peut l’ouvrir ou si seules des personnes désignées le peuvent. Le contrôle d’accès est l’ensemble des règles qui déterminent qui peut consulter, modifier ou télécharger les fichiers.

Le transfert sécurisé de fichiers remplit une autre fonction : déplacer des fichiers entre des systèmes, par exemple lors d’un export automatique chaque nuit depuis votre logiciel de comptabilité. On cherche souvent une application de transfert sécurisé de fichiers alors qu’on veut partager des fichiers avec une personne. Si c’est une personne qui les reçoit, c’est du partage qu’il vous faut.

Devriez-vous utiliser une telle application ? Oui, pour les fichiers de vos clients, les contrats et les dossiers. Une pièce jointe envoyée par e-mail laisse une copie dans chaque boîte de réception où elle passe, et vous ne pouvez pas la récupérer. En revanche, vous pouvez désactiver un lien de partage.

Quels critères vérifier dans une application de partage chiffré de fichiers ?

Recherchez du contrôle, pas seulement du chiffrement. Une application de partage chiffré de fichiers ne protège un fichier que dans la mesure où ses paramètres vous permettent de gérer qui le détient. Vérifiez ces sept points avant de payer :

• Chiffrement de bout en bout : les fichiers sont rendus illisibles sur votre appareil et seules les personnes que vous choisissez peuvent les déchiffrer, si bien que même le fournisseur ne peut pas les lire.
• Révocation des accès : vous pouvez retirer l’accès accordé à une personne ou désactiver celui donné par un lien après le partage.
• Dates d’expiration et liens à usage unique : un lien cesse de fonctionner après une date définie ou après une seule utilisation.
• Connexion et authentification à deux facteurs : une seconde étape, comme un code sur votre téléphone, empêche qu’un mot de passe volé suffise à ouvrir vos fichiers.
• Limites de taille des fichiers : vérifiez que le plus gros fichier que vous envoyez respecte la limite de l’offre que vous comptez réellement souscrire.
• Journaux d’activité : un historique indiquant qui a ouvert ou téléchargé quoi, et quand.
• Propriété du compte : le compte appartient à l’entreprise, pas à un salarié, afin que les accès soient conservés lorsqu’une personne part.

Quelle application de partage sécurisé de fichiers pour quelle entreprise ?

Le choix de la bonne application de partage sécurisé de fichiers dépend du caractère sensible de vos fichiers et des outils que votre équipe utilise déjà. Voici comment se comparent cinq solutions courantes. Les offres, les limites et les formules gratuites changent souvent : vérifiez donc les offres actuelles de chaque fournisseur avant de vous décider.

Avant de vous engager, lisez les avis récents pour repérer les plaintes concernant la fiabilité, comme des échecs de synchronisation ou des envois de fichiers lents. Faites ensuite un essai avec un vrai contrat et un vrai client.

• Pour envoyer des contrats ou des dossiers sensibles : commencez par Tresorit ou Proton Drive.
• Si vous utilisez déjà Google Workspace : utilisez Google Drive et renforcez les paramètres de partage.
• Pour une équipe plus nombreuse qui a besoin de contrôles d’administration : essayez Box.
• Pour partager facilement avec des clients qui veulent simplement un lien : Dropbox est le choix familier.

Quand une application de transfert sécurisé de fichiers prête à l’emploi ne suffit-elle plus ?

Une application prête à l’emploi ne convient plus lorsque vos clients, et pas seulement votre équipe, ont besoin d’y travailler. Ces applications sont conçues pour les personnes qui partagent des fichiers. Elles sont moins adaptées aux entreprises qui proposent un service reposant sur ces fichiers.

• Vos clients ont besoin de leurs propres identifiants, avec un espace privé où revenir, plutôt que d’un lien dans un e-mail.
• Vous avez besoin de votre identité de marque : votre nom, votre logo et votre adresse web sur la page que voient vos clients.
• Les fichiers de chaque client doivent rester séparés, afin qu’un client ne puisse jamais voir ceux d’un autre.
• La facturation ou le processus de travail doivent être reliés au partage de fichiers, par exemple pour que le dépôt d’un fichier déclenche une facture ou une étape de vérification.
• Vous voulez être propriétaire des comptes et des données, pas louer un espace soumis aux conditions de quelqu’un d’autre.

Prenons une comptable qui collecte les relevés bancaires et les formulaires fiscaux de 60 clients. Au début, un dossier partagé par client suffit. Puis elle doit relancer les clients par e-mail pour obtenir les fichiers manquants, reconfigurer les autorisations à chaque période de déclaration fiscale et expliquer à des clients inquiets pourquoi ils voient une marque tierce. Si vous reconnaissez deux ou trois des signes ci-dessus, il est temps d’envisager une solution conçue pour vous.

Que comprend un portail client sur mesure ?

Un portail client est un site web privé où vos clients se connectent pour déposer des fichiers, télécharger des documents et consulter leurs propres dossiers. Voyez-le comme une application de partage sécurisé de fichiers conçue pour votre activité, plutôt qu’un outil généraliste que vous devez adapter.

Un développement sur mesure comprend les comptes et la connexion, avec des rôles et des autorisations qui déterminent qui peut voir ou modifier quoi. Les données de chaque client sont isolées dans la base de données, une approche qu’AppDesign360 utilise aussi dans ses logiciels en ligne (SaaS) à architecture multilocataire. Les développements comprennent un environnement de préproduction pour les tests, le déploiement automatisé, les sauvegardes, le suivi des erreurs et la surveillance de la disponibilité, ainsi que des notes d’architecture et un guide d’exploitation pour que le produit soit vraiment le vôtre.

AppDesign360, la marque de Mango Consulting LLC, convient avec vous par écrit du périmètre, du prix et de la date de lancement avant le début des travaux. Vous conservez votre code, votre hébergement et vos comptes, avec des modalités de propriété et de transfert définies. Les nouveaux développements incluent 30 jours de corrections assurées par l’équipe qui les a réalisés. Pour savoir si un portail vous convient, réservez un appel découverte gratuit de 20 minutes sur appdesign360.com.