Compartilhar arquivos com segurança: qual app para empresas?

Um app para compartilhar arquivos com segurança criptografa seus arquivos, controla quem pode abri-los e permite que você cancele o acesso depois. Para a maioria das pequenas empresas e organizações sem fins lucrativos, um app pronto, como Proton Drive, Tresorit ou Box, é suficiente. Crie um portal personalizado para clientes apenas quando eles precisarem de logins próprios, da identidade visual da sua empresa ou de dados separados.

O que um app para compartilhar arquivos com segurança faz de fato?

Um app para compartilhar arquivos com segurança permite que você dê a pessoas específicas acesso a um arquivo on-line, em vez de anexá-lo a um e-mail, e impede o acesso de todas as outras. Isso é compartilhamento de arquivos em palavras simples. Você envia um contrato, escolhe quem pode abri-lo e decide o que essas pessoas podem fazer com ele.

Três termos são importantes. A criptografia embaralha um arquivo para que apenas quem tenha a chave certa possa lê-lo. O compartilhamento por link cria um endereço na web para um arquivo ou uma pasta, e você escolhe se qualquer pessoa com o link pode abri-lo ou apenas pessoas específicas. O controle de acesso é o conjunto de regras sobre quem pode visualizar, editar ou baixar.

A transferência segura de arquivos tem outra função: mover arquivos entre sistemas, como em uma exportação automática feita todas as noites pelo seu software de contabilidade. Muitas pessoas procuram um app de transferência segura de arquivos quando, na verdade, querem compartilhar com uma pessoa. Se há uma pessoa do outro lado, o que você precisa é de compartilhamento.

Você deve usar um? Sim, para arquivos de clientes, contratos e registros. Um anexo enviado por e-mail deixa cópias em cada caixa de entrada por onde passa, e você não consegue recuperá-lo. Já um link compartilhado você pode cancelar.

O que você deve procurar em um app de compartilhamento de arquivos com criptografia?

Procure controle, não apenas dados embaralhados. Um app de compartilhamento de arquivos com criptografia só protege um arquivo até onde suas configurações permitem gerenciar quem o tem em mãos. Confira estes sete pontos antes de pagar:

• Criptografia de ponta a ponta: os arquivos são embaralhados no seu dispositivo e só podem ser desbloqueados pelas pessoas que você escolher, de modo que nem o provedor possa lê-los.
• Revogação de acesso: você pode cancelar o acesso de uma pessoa ou de um link depois de compartilhar.
• Datas de expiração e links de uso único: um link deixa de funcionar após uma data definida ou depois de um único uso.
• Login e autenticação de dois fatores: uma segunda etapa, como um código no seu celular, impede que uma senha roubada dê acesso aos seus arquivos.
• Limites de tamanho de arquivo: confirme se o maior arquivo que você envia está dentro do limite do plano que você realmente vai contratar.
• Registros de atividade: um histórico de quem abriu ou baixou quais arquivos e quando.
• Titularidade da conta: a conta pertence à empresa, não a um funcionário, para que o acesso seja mantido quando alguém sair.

Qual app para compartilhar arquivos com segurança é ideal para cada empresa?

O app certo para compartilhar arquivos com segurança depende de quão sensíveis são seus arquivos e de quais ferramentas sua equipe já usa. Veja como cinco opções comuns se comparam. Planos, limites e opções gratuitas mudam com frequência, então confira os planos atuais de cada provedor antes de decidir.

Antes de contratar, leia avaliações recentes em busca de reclamações sobre confiabilidade, como falhas de sincronização ou lentidão no envio de arquivos. Depois, faça um teste com um contrato real e um cliente real.

• Envio de contratos ou registros com informações sensíveis: comece com Tresorit ou Proton Drive.
• Já usa o Google Workspace: use o Google Drive e torne as configurações de compartilhamento mais restritivas.
• Uma equipe maior que precisa de controle administrativo: experimente o Box.
• Compartilhamento fácil com clientes que só querem um link: o Dropbox é a opção familiar.

Quando um app pronto de transferência segura de arquivos deixa de atender às suas necessidades?

Um app pronto deixa de atender às suas necessidades quando seus clientes, e não apenas sua equipe, precisam trabalhar dentro dele. Os apps são feitos para pessoas que compartilham arquivos. Eles são menos adequados para empresas que prestam um serviço baseado nesses arquivos.

• Os clientes precisam de logins próprios, com um espaço privado ao qual possam voltar, em vez de um link em um e-mail.
• Você precisa da sua identidade visual: seu nome, logotipo e endereço na web na página que os clientes veem.
• Os arquivos de cada cliente precisam ficar separados, para que um cliente nunca possa ver os arquivos de outro.
• O faturamento ou o fluxo de trabalho precisa estar integrado, como quando o envio de um arquivo aciona a emissão de uma fatura ou uma etapa de revisão.
• Você quer ser dono das contas e dos dados, não alugar um espaço sujeito às condições de outra pessoa.

Pense em uma contadora que recebe extratos bancários e formulários fiscais de 60 clientes. No início, uma pasta compartilhada por cliente funciona. Depois, ela passa a cobrar por e-mail os arquivos que faltam, refazer as permissões a cada temporada de declaração de impostos e explicar uma marca de terceiros a clientes apreensivos. Quando dois ou três dos sinais acima aparecem, é hora de considerar algo feito para você.

O que envolve um portal do cliente sob medida?

Um portal do cliente é um site privado onde seus clientes entram com suas contas para enviar arquivos, baixar documentos e consultar os próprios registros. Pense nele como um app para compartilhar arquivos com segurança, moldado ao seu negócio, em vez de uma ferramenta genérica que você precisa adaptar.

O desenvolvimento sob medida inclui contas e acesso, com funções e permissões que definem quem pode ver ou alterar o quê. Os dados de cada cliente ficam isolados no banco de dados, uma abordagem que a AppDesign360 também usa em produtos de software como serviço (SaaS) com arquitetura para múltiplos clientes. Os projetos incluem ambiente de homologação para testes, implantação automatizada, cópias de segurança, rastreamento de erros e monitoramento de disponibilidade, além de notas sobre a arquitetura e um manual operacional para que o produto seja seu na prática.

A AppDesign360, marca da Mango Consulting LLC, combina escopo, preço e data de lançamento por escrito antes de começar o trabalho. Você fica com seu código, sua hospedagem e suas contas, com a propriedade e a transferência definidas. Novos projetos incluem 30 dias de correções feitas pela equipe que os desenvolveu. Para saber se um portal atende às suas necessidades, agende uma conversa inicial gratuita de 20 minutos em appdesign360.com.