安全文件共享应用：如何为企业挑选
如何选择安全文件共享应用：选购要点、Dropbox、Proton Drive、Box、Google Drive与Tresorit的比较及适用对象。
还提供以下语言版本： Español, Deutsch, Português (Brasil), Italiano, Nederlands, हिन्दी, 日本語, 한국어, English, Français
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安全文件共享应用会加密你的文件，控制谁能打开文件，也让你能在之后撤销访问权限。对大多数小型企业和非营利组织来说，Proton Drive、Tresorit 或 Box 这样的现成应用就够用了。只有当客户需要专属登录账号、品牌展示或相互隔离的数据时，才需要定制客户门户。
安全文件共享应用到底能做什么？
安全文件共享应用让你可以在线向指定的人开放文件访问权限，而不是将文件作为电邮附件发送，同时阻止其他人访问。简单来说，这就是文件共享。你上传一份合同，选择谁能打开，再决定他们能对文件做什么。
有三个重要术语需要了解。加密会将文件内容打乱，只有持有正确密钥的人才能读取。链接共享会为文件或文件夹生成一个网址，你可以选择让任何持有链接的人打开，或只允许指定的人打开。访问控制是一套规则，用来规定谁可以查看、编辑或下载。
安全文件传输做的是另一件事：在系统之间传送文件，例如每晚从你的会计软件自动导出文件。人们想找的其实是与他人共享文件的工具，却常常搜索安全文件传输应用。如果接收方是一个人，你需要的就是文件共享。
你该使用这类应用吗？如果要处理客户文件、合同和记录，答案是肯定的。电邮附件会在每个收到它的收件箱中留下副本，而你无法收回。但共享链接可以撤销。
选择加密文件共享应用时，该看哪些方面？
要看控制能力，而不只是能否打乱文件内容。加密文件共享应用对文件的保护程度，取决于它的设置能让你在多大程度上管理谁持有文件。付费前，先检查这七点：
- 端到端加密：文件在你的设备上被打乱，只有你指定的人才能解密，因此连服务提供商也无法读取。
- 撤销访问权限：共享后，你仍可撤销某个人或某个链接的访问权限。
- 到期日期和一次性链接：链接会在指定日期后或使用一次后失效。
- 登录和双重验证：增加第二步验证，例如输入手机上的验证码，即使密码被盗，也能阻止他人打开你的文件。
- 文件大小限制：确认你要发送的最大文件没有超出你实际打算购买的配套所设的限制。
- 活动日志：记录谁在什么时候打开或下载了哪些文件。
- 账号归属：账号归企业所有，而非某位员工，因此即使有人离职，企业仍能保有访问权限。
不同的安全文件共享应用适合哪些企业？
哪款安全文件共享应用适合你，取决于文件的敏感程度，以及团队目前使用哪些工具。下面比较五款常见应用。配套、限制和免费方案经常变动，所以决定前，请先查看各服务提供商当前的配套。
| 应用 | 最适合的用途 | 主要取舍 |
|---|---|---|
| Dropbox | 以简单、熟悉的方式与外部人员共享文件 | 确认哪个配套提供你需要的加密功能和管控措施 |
| Proton Drive | 重视隐私、希望使用端到端加密的企业主 | 团队协作和管理功能比大型套件更精简 |
| Box | 需要管理控制和权限设置的团队 | 需要更多设置；按你的团队规模查看价格 |
| Google Drive | 已在使用 Google Workspace 的团队 | 使用前，确认默认共享设置，以及谁能看到哪些内容 |
| Tresorit | 敏感的客户记录和合同 | 与更简单的工具比较价格 |
在决定采用之前，先看看近期的评价，留意是否有人投诉可靠性问题，例如同步失败或上传缓慢。然后用一份真实合同，与一位真实客户一起试用。
- 发送敏感合同或记录：先考虑 Tresorit 或 Proton Drive。
- 已在使用 Google Workspace：使用 Google Drive，并收紧共享设置。
- 规模较大、需要管理控制的团队：试试 Box。
- 想轻松与只需要一个链接的客户共享文件：Dropbox 是大家熟悉的选择。
现成的安全文件传输应用什么时候会不再适用？
当不只是你的团队，连客户也需要在应用内操作时，现成的应用就不再适用了。这类应用是为需要共享文件的人设计的。对于围绕这些文件提供服务的企业，它们就不那么适合了。
- 客户需要自己的登录账号，以及一个可以随时返回的专属空间，而不只是电邮中的一个链接。
- 你需要展示自己的品牌：客户看到的页面上，要有你的名称、标志和网址。
- 每位客户的文件必须分开存放，确保任何客户都无法看到其他客户的文件。
- 必须与账单系统或工作流程衔接，例如上传文件后触发开票或审核步骤。
- 你希望拥有账号和数据，而不是租用一个受他人条款约束的空间。
以一位需要向 60 位客户收集银行结单和税务表格的簿记员为例。起初，为每位客户设置一个共享文件夹就够用了。后来，她得通过电邮催交尚未上传的文件，每到报税季都要重新设置权限，还得向心存顾虑的客户解释那个第三方品牌。如果出现上述两三种迹象，就该考虑为你量身打造的方案了。
定制客户门户包含哪些内容？
客户门户是一个私人网站，你的客户可以登录，上传文件、下载文档并查看自己的记录。你可以把它理解为一款围绕你的业务打造的安全文件共享应用，而不是需要你去适应的通用工具。
定制开发涵盖账号和登录功能，并通过角色和权限来决定谁能查看或修改哪些内容。每位客户的数据在数据库中相互隔离，AppDesign360 在多租户软件即服务（SaaS）产品中也采用这种方式。开发内容包括预发布环境、自动化部署、备份、错误追踪和运行状态监控，还附有架构说明和运维手册，让你真正掌握自己的产品。
AppDesign360 是 Mango Consulting LLC 旗下的品牌，会在开工前以书面形式约定项目范围、价格和上线日期。代码、托管服务和账号都归你所有，所有权和交接安排也会明确规定。新开发的项目包含由原开发团队提供的 30 天问题修复服务。想了解客户门户是否适合你，可以到 appdesign360.com 预约一次免费的 20 分钟需求沟通。
核心要点
- •对大多数小型企业和非营利组织来说，现成的安全文件共享应用就够用了。
- •当它不再能满足需求时，通常意味着客户需要登录账号、展示你的品牌、隔离数据或对接账单系统。
- •客户门户为每位客户提供一个带有你品牌的专属空间，并配有角色、权限和相互隔离的数据。
- •在任何开发工作开始前，都要以书面形式确认项目范围、价格、上线日期，以及代码和账号的所有权。
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