Sicherer Dateiaustausch: Die passende App fürs Unternehmen

Eine App für sicheren Dateiaustausch verschlüsselt deine Dateien, regelt, wer sie öffnen darf, und lässt dich den Zugriff später wieder entziehen. Für die meisten kleinen Unternehmen und gemeinnützigen Organisationen reicht eine fertige App wie Proton Drive, Tresorit oder Box. Erstelle nur dann ein individuelles Kundenportal, wenn Kunden eigene Anmeldungen, einen eigenen Markenauftritt oder getrennte Daten benötigen.

Was macht eine App für sicheren Dateiaustausch eigentlich?

Mit einer App für sicheren Dateiaustausch gibst du bestimmten Personen online Zugriff auf eine Datei, statt sie an eine E-Mail anzuhängen, und schließt alle anderen aus. Das ist Dateiaustausch, einfach erklärt. Du lädst einen Vertrag hoch, wählst aus, wer ihn öffnen darf, und legst fest, was diese Personen damit tun dürfen.

Drei Begriffe sind wichtig. Verschlüsselung macht eine Datei unlesbar, sodass nur jemand mit dem richtigen Schlüssel sie lesen kann. Beim Teilen per Link wird eine Webadresse für eine Datei oder einen Ordner erstellt, und du entscheidest, ob jeder mit dem Link darauf zugreifen darf oder nur bestimmte Personen. Zugriffskontrolle bezeichnet die Regeln dafür, wer Dateien ansehen, bearbeiten oder herunterladen darf.

Sichere Dateiübertragung hat eine andere Aufgabe: Dateien zwischen Systemen zu übertragen, etwa bei einem automatisierten nächtlichen Export aus deiner Buchhaltungssoftware. Oft suchen Menschen nach einer App für sichere Dateiübertragung, obwohl sie Dateien mit einer Person teilen möchten. Wenn am anderen Ende ein Mensch sitzt, brauchst du Dateiaustausch.

Solltest du so eine App nutzen? Ja, für Kundendateien, Verträge und Unterlagen. Ein E-Mail-Anhang hinterlässt Kopien in jedem Postfach, in dem er landet, und du kannst ihn nicht zurückholen. Einen geteilten Link kannst du dagegen deaktivieren.

Worauf solltest du bei einer App für verschlüsselten Dateiaustausch achten?

Achte auf Kontrolle, nicht nur auf Verschlüsselung. Eine App für verschlüsselten Dateiaustausch schützt eine Datei nur so weit, wie du über ihre Einstellungen steuern kannst, wer sie erhält. Prüfe diese sieben Punkte, bevor du bezahlst:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Dateien werden auf deinem Gerät verschlüsselt und nur von den Personen entschlüsselt, die du auswählst, sodass selbst der Anbieter sie nicht lesen kann.
• Zugriff entziehen: Du kannst den Zugriff einer Person oder über einen Link widerrufen, nachdem du die Datei geteilt hast.
• Ablaufdaten und Einmal-Links: Ein Link funktioniert nach einem festgelegten Datum oder nach einmaliger Nutzung nicht mehr.
• Anmeldung und Zwei-Faktor-Authentifizierung: Ein zweiter Schritt, etwa ein Code auf deinem Handy, verhindert, dass jemand mit einem gestohlenen Passwort deine Dateien öffnen kann.
• Dateigrößenlimits: Prüfe, ob deine größte zu versendende Datei innerhalb der Grenze des Tarifs liegt, den du tatsächlich kaufen wirst.
• Aktivitätsprotokolle: Eine Aufzeichnung darüber, wer wann was geöffnet oder heruntergeladen hat.
• Kontoinhaber: Das Konto gehört dem Unternehmen, nicht einem einzelnen Mitarbeiter, damit der Zugriff erhalten bleibt, wenn jemand das Unternehmen verlässt.

Welche App für sicheren Dateiaustausch passt zu welchem Unternehmen?

Welche App für sicheren Dateiaustausch die richtige ist, hängt davon ab, wie sensibel deine Dateien sind und welche Tools dein Team bereits nutzt. Hier siehst du fünf gängige Optionen im Vergleich. Tarife, Limits und kostenlose Angebote ändern sich häufig, also prüfe vor deiner Entscheidung die aktuellen Tarife der einzelnen Anbieter.

Lies vor deiner Entscheidung aktuelle Bewertungen und achte auf Beschwerden zur Zuverlässigkeit, etwa fehlgeschlagene Synchronisierungen oder langsame Uploads. Teste die App anschließend mit einem echten Vertrag und einem echten Kunden.

• Sensible Verträge oder Unterlagen versenden: Starte mit Tresorit oder Proton Drive.
• Du nutzt bereits Google Workspace: Nutze Google Drive und schränke die Freigabeeinstellungen stärker ein.
• Ein größeres Team, das administrative Kontrolle braucht: Probiere Box aus.
• Einfacher Dateiaustausch mit Kunden, die nur einen Link möchten: Dropbox ist die vertraute Wahl.

Wann reicht eine fertige App für sichere Dateiübertragung nicht mehr aus?

Eine fertige App reicht nicht mehr aus, wenn nicht nur dein Team, sondern auch deine Kunden darin arbeiten müssen. Apps sind für Menschen gemacht, die Dateien teilen. Sie eignen sich weniger für Unternehmen, die auf Grundlage dieser Dateien eine Dienstleistung anbieten.

• Kunden brauchen eigene Anmeldungen mit einem privaten Bereich, zu dem sie zurückkehren können, statt eines Links in einer E-Mail.
• Du brauchst deinen eigenen Markenauftritt: deinen Namen, dein Logo und deine Webadresse auf der Seite, die Kunden sehen.
• Die Dateien jedes Kunden müssen getrennt bleiben, damit ein Kunde niemals die Dateien eines anderen sehen kann.
• Abrechnung oder Arbeitsabläufe müssen angebunden sein, sodass etwa ein Upload eine Rechnung oder einen Prüfschritt auslöst.
• Du willst, dass die Konten und Daten dir gehören, statt einen Speicherplatz zu mieten, für den die Bedingungen anderer gelten.

Nimm eine Buchhalterin, die Kontoauszüge und Steuerformulare von 60 Mandanten einsammelt. Anfangs funktioniert ein freigegebener Ordner pro Mandant. Dann muss sie fehlenden Uploads per E-Mail hinterherlaufen, die Berechtigungen in jeder Steuersaison neu einrichten und verunsicherten Mandanten die Marke eines Drittanbieters erklären. Wenn zwei oder drei der oben genannten Anzeichen auftreten, ist es Zeit, dir eine Lösung anzusehen, die für dich entwickelt wurde.

Was gehört zu einem maßgeschneiderten Kundenportal?

Ein Kundenportal ist eine geschützte Website, auf der sich deine Kunden anmelden, um Dateien hochzuladen, Dokumente herunterzuladen und ihre eigenen Unterlagen einzusehen. Stell es dir als eine App für sicheren Dateiaustausch vor, die auf dein Unternehmen zugeschnitten ist – statt als ein allgemeines Werkzeug, an das du dich anpassen musst.

Eine maßgeschneiderte Entwicklung umfasst Konten und Anmeldung sowie Rollen und Berechtigungen, die festlegen, wer was sehen oder ändern darf. Die Daten jedes Kunden sind in der Datenbank voneinander getrennt – ein Ansatz, den AppDesign360 auch bei mandantenfähigen Software-as-a-Service-Produkten nutzt, also online bereitgestellter Software für mehrere getrennte Kunden. Zum Entwicklungsumfang gehören eine Testumgebung, automatisierte Bereitstellung, Sicherungskopien, Fehlererfassung und die Überwachung der Verfügbarkeit sowie eine Dokumentation der Architektur und ein Betriebshandbuch, damit das Produkt auch in der Praxis dir gehört.

AppDesign360, die Marke von Mango Consulting LLC, vereinbart Leistungsumfang, Preis und Starttermin schriftlich, bevor die Arbeit beginnt. Code, Hosting und Konten bleiben bei dir; Eigentumsrechte und Übergabe sind klar geregelt. Bei Neuentwicklungen sind 30 Tage Fehlerbehebung durch das Team enthalten, das sie entwickelt hat. Um herauszufinden, ob ein Portal zu dir passt, buche auf appdesign360.com ein kostenloses 20-minütiges Erstgespräch.