Condivisione sicura di file: quale app per la tua azienda

Un’app per la condivisione sicura di file crittografa i tuoi file, controlla chi può aprirli e ti permette di revocare l’accesso in seguito. Per la maggior parte delle piccole imprese e delle organizzazioni non profit, basta un’app pronta all’uso come Proton Drive, Tresorit o Box. Crea un portale clienti su misura solo quando i clienti hanno bisogno di credenziali di accesso personali, di un’identità visiva personalizzata o di dati separati.

Che cosa fa davvero un’app per la condivisione sicura di file?

Un’app per la condivisione sicura di file ti permette di dare a persone specifiche l’accesso a un file online, invece di allegarlo a un’email, e impedisce l’accesso a tutti gli altri. Ecco che cos’è la condivisione di file, in parole semplici. Carichi un contratto, scegli chi può aprirlo e decidi che cosa può farci.

Ci sono tre termini importanti. La crittografia rende un file illeggibile, così solo chi possiede la chiave giusta può leggerlo. La condivisione tramite link crea un indirizzo web per un file o una cartella, e tu scegli se può aprirlo chiunque abbia il link o solo le persone indicate. Il controllo degli accessi è l’insieme delle regole che stabiliscono chi può visualizzare, modificare o scaricare.

Il trasferimento sicuro di file ha un altro scopo: spostare file tra sistemi, come nel caso di un’esportazione notturna automatica dal tuo software di contabilità. Spesso si cerca un’app per il trasferimento sicuro di file quando in realtà si vuole condividere qualcosa con una persona. Se dall’altra parte c’è una persona, ti serve la condivisione.

Dovresti usare una di queste app? Sì, per i file dei clienti, i contratti e la documentazione. Un allegato inviato via email lascia copie in ogni casella di posta in cui arriva, e non puoi ritirarlo. Un link condiviso, invece, puoi revocarlo.

Che cosa cercare in un’app per la condivisione crittografata di file?

Cerca il controllo, non solo la crittografia. Un’app per la condivisione crittografata di file protegge un file solo nella misura in cui le sue impostazioni ti permettono di gestire chi ne è in possesso. Verifica questi sette aspetti prima di pagare:

• Crittografia end-to-end: i file vengono crittografati sul tuo dispositivo e solo le persone che scegli possono decifrarli, quindi nemmeno il fornitore può leggerli.
• Revoca dell’accesso: puoi revocare l’accesso a una persona o tramite un link dopo aver condiviso il file.
• Date di scadenza e link monouso: un link smette di funzionare dopo una data prestabilita o dopo un solo utilizzo.
• Accesso e autenticazione a due fattori: un secondo passaggio, come un codice sul telefono, impedisce che una password rubata permetta di aprire i tuoi file.
• Limiti di dimensione dei file: verifica che il file più grande che invii rientri nei limiti del piano che acquisterai effettivamente.
• Registri delle attività: una traccia di chi ha aperto o scaricato che cosa, e quando.
• Titolarità dell’account: l’account appartiene all’azienda, non a un singolo dipendente, così l’accesso resta disponibile quando qualcuno lascia l’azienda.

Quale app per la condivisione sicura di file è adatta a ciascuna azienda?

L’app giusta per la condivisione sicura di file dipende da quanto sono sensibili i tuoi file e dagli strumenti che il tuo team usa già. Ecco un confronto tra cinque opzioni comuni. Piani, limiti e versioni gratuite cambiano spesso, quindi controlla i piani attuali di ciascun fornitore prima di decidere.

Prima di scegliere, leggi le recensioni recenti per individuare lamentele sull’affidabilità, come sincronizzazioni non riuscite o caricamenti lenti. Poi fai una prova con un contratto reale e un cliente reale.

• Per inviare contratti o documentazione contenenti dati sensibili: inizia con Tresorit o Proton Drive.
• Se usi già Google Workspace: usa Google Drive e rendi più restrittive le impostazioni di condivisione.
• Per un team più grande che ha bisogno di controllo amministrativo: prova Box.
• Per condividere facilmente con clienti che vogliono solo un link: Dropbox è la scelta familiare.

Quando un’app pronta all’uso per il trasferimento sicuro di file non basta più?

Un’app pronta all’uso non basta più quando anche i tuoi clienti, non solo il tuo team, devono lavorare al suo interno. Le app sono pensate per chi condivide file. Sono meno adatte alle aziende che offrono un servizio basato su quei file.

• I clienti hanno bisogno di credenziali di accesso personali, con uno spazio privato in cui tornare, invece di un link in un’email.
• Hai bisogno della tua identità visiva: il tuo nome, il tuo logo e il tuo indirizzo web sulla pagina che i clienti vedono.
• I file di ciascun cliente devono essere tenuti separati, così un cliente non può mai vedere quelli di un altro.
• La fatturazione o il flusso di lavoro devono essere integrati, per esempio in modo che un caricamento avvii l’emissione di una fattura o una fase di revisione.
• Vuoi essere proprietario degli account e dei dati, non affittare uno spazio soggetto alle condizioni di qualcun altro.

Prendi il caso di una contabile che raccoglie estratti conto e moduli fiscali da 60 clienti. All'inizio, una cartella condivisa per ogni cliente funziona. Poi si ritrova a sollecitare via email il caricamento dei file mancanti, a reimpostare le autorizzazioni a ogni stagione fiscale e a spiegare ai clienti preoccupati perché compare un marchio di terze parti. Quando riconosci due o tre dei segnali indicati sopra, è il momento di valutare una soluzione creata su misura per te.

Cosa prevede un portale clienti su misura?

Un portale clienti è un sito web privato a cui i tuoi clienti accedono per caricare file, scaricare documenti e consultare i propri dati. Pensalo come un'app per la condivisione sicura di file costruita intorno alla tua attività, anziché uno strumento generico da adattare.

Lo sviluppo su misura comprende account e accesso, con ruoli e autorizzazioni che stabiliscono chi può vedere o modificare cosa. I dati di ogni cliente sono isolati nel database, un approccio che AppDesign360 usa anche nei prodotti software come servizio per più clienti (SaaS multi-tenant). Lo sviluppo include un ambiente di collaudo, la distribuzione automatizzata, i backup, il tracciamento degli errori e il monitoraggio della disponibilità del servizio, oltre a note sull'architettura e un manuale operativo, così il prodotto è tuo anche nella pratica.

AppDesign360, il marchio di Mango Consulting LLC, concorda per iscritto l'ambito del progetto, il prezzo e la data di lancio prima dell'inizio dei lavori. Mantieni la proprietà del codice, dell'hosting e degli account, con titolarità e passaggio di consegne definiti. I nuovi progetti includono 30 giorni di correzioni da parte del team che li ha realizzati. Per capire se un portale fa al caso tuo, prenota una chiamata conoscitiva gratuita di 20 minuti su appdesign360.com.